Liberação de Emissão de Documentos.
A opção de liberação de documentos foi criada para obter um controle de documentos emitidos que ultrapassaram o valor pré-estabelecido no cadastro ou emissão para clientes que possuem pendências no contas a receber.
No sistema temos algumas opções para alerta/bloqueio de emissão de documento com valor excedido ou por atraso no pagamento:
Validação por atraso no pagamento.
Acessar a tela "Cadastros > Dados de clientes > Dados adicionais de clientes", bloquear emissão de documento quando cliente estiver com mais de XXX dias de atraso no pagamento'.
Temos uma flag "Liberar cliente da validação de bloqueio de atraso no pagamento na emissão de documentos" caso o cliente queira trabalhar com geral.
Acessar a tela "Cadastros > Parâmetros > Gerais", na aba "Gerais", bloquear emissão de documento quando cliente estiver com mais de XXX dias de atraso no pagamento.
A validação é sempre pelos dados adicionais de clientes, caso não esteja preenchida o sistema buscará dos parâmetros gerais.
Validação por Limite de Cargas excedido.
Acessar a tela "Cadastros > Parâmetros > Gerais", marcar a flag "Bloquear emissão do documento quando o limite de carga do cliente estiver excedido". Com esta flag marcada, bloquearemos a emissão dos documentos (CTRC/CTe, NF e NFS) quando limite estiver excedido.
Esse limite é informado no cadastro do cliente.
Acessar a tela " Cadastros > Dados de clientes > Clientes correntistas";
Ao inserir informação no campo Valor limite cargas no cadastro do clientes;
Ao emitir um CT-e, o sistema deverá fazer a seguinte validação: Somar todos os CT-es emitidos anteriormente ((integrados CRC + não integrados) - faturas recebidas). Se o CT-e atual estiver dentro do limite, permitir a emissão normalmente, caso contrário, bloquear emissão.
Os estornos de cancelamento e pagamento de serviços farão validação do limite para serem efetuados.
Para utilização da funcionalidade de Liberação de Documentos é necessário marcar o parâmetro de sistema:
Acessar a tela " Cadastros > Parâmetros > Sistema" , marcar a flag ''Utiliza processo de liberação para emissão de documentos''.
Com a funcionalidade de Liberação de documentos, iremos apresentar uma mensagem em tela com as seguintes opções: Solicitar, Informar e Liberar.
Solicitar: Utilizado quando o usuário não tem acesso a liberação de documento com valor de limite excedido ou pendências no contas a receber, quando utilizado essa opção é enviado um e-mail a usuários com permissão para fazer tal liberação com a informação do documento a ser emitido;
Informar: Quando o usuário já possui o código de liberação o mesmo ira clicar em informar para colocar o código e liberar a emissão do documento;
Liberar: Utilizado quando usuário que esta realizando a emissão já tem permissão para liberar documentos com pendências ou informar um usuário e senha para liberação.
Definimos essas opções por usuário na tela "Cadastro > Parâmetros > Usuários".
''Permitir emissão de documento com valor limite do cliente excedido'', esse parâmetro refere-se ao limite informado no cadastro do cliente.
''Permitir emissão de documentos para clientes com pendências no Contas a Receber'', esse parâmetro é referente a atraso no pagamento no módulo de Contas a Receber.
''Permitir que a autorização seja utilizada por outro usuário'', quando o limite é excedido ou o cliente possui pendências no Contas a Receber, é necessário uma senha para liberação, com esse parâmetro marcado pode utilizar a autorização de outro usuário.
''Permitir acesso ás informações de todos os usuários na tela de consulta de liberações'', há disponível uma tela para consulta das informações, com esse parâmetro marcado o usuário pode visualizar toda movimentação.
Exemplo de emissão.
Cadastro do cliente informado o valor limite de Carga.
Na emissão do documento,e o usuário já tiver liberação a emissão, basta clicar em liberar e o documento será emitido, ou caso tenha algum usuário que tenha o acesso clicando em liberar ele poderá informar o usuário e senha.
Caso o usuário não tenha a liberação e precise solicitar, ele ira clicar no ícone SOLICITAR e a solicitação será registrada.
Quando a solicitação é registrada, a informação vai para a tela de Liberação de documento.
Os usuários que tiverem acesso a essas liberações, irão conseguir aprovar ou reprovar esses documentos na tela de Liberação de emissão de documentos;
Para aprovar é necessário informar a validade, caso for reprovar a solicitação basta marcar o mesmo e reprovar;
Acessar a tela "Procedimentos auxiliares > Liberação de emissão de documentos".
Validade na Aprovação.
Serve para o usuário indicar a quantidade de dias que a senha será válida para emissão do documento, caso ultrapasse a validade, uma nova solicitação terá que ser registrada;
Quando é feito a aprovação é gerado um código de liberação.
E o usuário que solicitou a liberação, tendo o e-mail cadastrado no módulo de controle recebe uma notificação da aprovação com o código para utilização e a validade do mesmo.
Esse código o usuário ira utilizar para emissão do conhecimento clicando no informar.
Informou código:
Caso a solicitação seja reprovada, o usuário terá que informar a observação de reprovação e o e-mail é enviado ao solicitante.
Modelo de e-mail, esse modelo é fixo.
Na tela "Procedimentos auxiliares > Consultas > Liberações de documentos", mostra a relação de documentos e os seus respectivos status.
Para documentos com pendências no Contas a Receber o procedimento é o mesmo.
No módulo de Contas a Receber temos um atalho para a tela de Liberação de emissão de documentos "Procedimentos diários > Documentos > Liberação de emissão de documentos".
