Contrato de compras

Modificado em Qua, 9 Abr na (o) 10:46 AM

Informações gerais
Objetivo:
Permitir controlar contrato de compra de item de estoque e material avulso/serviço, dentro do processo de compras, adequando as rotinas de solicitação, cotação e pedido, para geração automática do pedido a partir da aprovação da solicitação em caso de itens relacionados no contrato.
Detalhes:
Módulo: Compras (CPR) Acesso: > Cadastros> Aprovador /comprador por empresa > Cadastros> Contrato de compra para item de estoque > Cadastros> Contrato de compra para material avulso/serviço
Informações adicionais:
Implementada rotina para utilização de contrato de compra para item de estoque no processo de compras. Implementada rotina para utilização de contrato de compra para material avulso/serviço no processo de compras. Cadastros> Aprovador / comprador por empresa Incluído campo para habilitar funcionário para aprovação de contrato de compras para item de estoque e material avulso/serviço. Cadastros> Contrato de compra para item de estoque Implementada tela de cadastro de contrato de compra para item de estoque. MENUS Auxiliares>Importar materiais de planilha excel/CSV Opção para importar dados do contrato de planilha em excel ou CSV. Auxiliares>Estrutura da planilha excel/CSV Esta opção mostra um layout com as colunas e as informações de cada coluna para importação dos materiais. Auxiliares>Replicar contrato para nova vigência Ao selecionar um contrato existente, após informar o aprovador e senha, opção será habilitada no menu e clicando sobre ela, irá solicitar a descrição do novo contrato, período de vigência e o percentual de ajuste. Informe a descrição do novo contrato, a nova data de vigência e o o percentual de ajuste se necessário. Confirme a geração do novo contrato. Auxiliares>Replicar contrato para nova empresa Implementada opção para replicar contrato para uma nova empresa, ao selecionar um contrato existente, após informar o aprovador e senha, opção será habilitada no menu e clicando sobre ela, irá solicitar a descrição do novo contrato, a empresa e período de vigência. Só poderá replicar um cadastro criado com o campo contrato válido para empresa marcado. Se o contrato tiver empresa e filial, a opção ficará desabilitada para não gerar erro pelo local associado ao material. Auxiliares>Alterar vigência final do contrato Implementada opção para alterar vigência final do contrato. Auxiliares>Cancelar Contrato Implementada opção para cancelamento do contrato. Tipos de solicitação controladas por contrato Com essa opção é possível definir os tipos de solicitação que serão controladas por contrato. Os tipos de solicitação que não estiverem marcadas no parâmetro de contrato de compra, seus itens não serão associados aos contratos e na aprovação da solicitação ficarão disponíveis para geração de cotação. Complementos do contrato>Anexos do contrato Com essa opção é possível anexar documentos nos formatos PDF, .DOCX e .DOC ao contrato. CAMPOS DA TELA Contrato Ao acessar a tela do contrato , o campo é preenchido com o próximo número de contrato disponível. Não é permitido criar um novo contrato com um salto da numeração. Caso seja digitado um número diferente, ao gravar, trará o número na sequência novamente e exibirá mensagem na tela com a informação do número de contrato gravado. Para pesquisar os contratos já cadastrados, apague a numeração e clique no botão de pesquisa ou use a tecla enter. Serão visualizados código do contrato, descrição do contrato, vigência inicial, vigência final, código do fornecedor, razão social, nome fantasia inscrição e tipo de inscrição do fornecedor. Descrição Campo com descrição do contrato. Campo pode ser alterado enquanto estiver com o status "ATIVO" ou "NOVO". Status do contrato Campo apresenta o status atual do contrato, podendo ser "ATIVO", "CANCELADO", "FECHADO" ou "NOVO". É possível criar um contrato de compra sem a necessidade da senha do aprovador para gravar, o contrato ficará com o status “Novo” e só estará disponível para associação às solicitações, após inclusão do aprovador e sua senha. No processo de importação de contrato por planilha excel ou CSV, o status é gravado como NOVO, aguardando aprovação. Contrato válido para Com a opção “Empresa” marcada, o contrato é criado por empresa/material/marca, tendo validade para toda a empresa, sem divisão por filial e local. Com a opção “Empresa e filial” marcada, o contrato é criado por empresa/filial/local/material/marca. Vigência Campos para informação de inicio e término de validação do contrato. Empresa e filial Campos com código e descrição da empresa e filial de validade do contrato, os contratos com o campo contrato válido para empresa marcado, o campo filial é gravado vazio. Fornecedor Campo com código e descrição do fornecedor do contrato. Tipo de vencimento Campo com descrição do tipo de vencimento. Número de parcelas e dias Campos com o número de parcelas e o intervalo entre elas em dias. Aprovador e senha Campos para informar o aprovador (apresenta descrição do nome) e sua senha. Materiais Campo para informar o item, podendo ser digitado ou incluído por pesquisa, utilizando a tecla "enter" ou o botão de pesquisa. Local Campo para informar o local, podendo ser digitado ou incluído por pesquisa, utilizando a tecla "enter" ou o botão de pesquisa. Marca Campo para informar a marca do item, podendo ser digitado ou incluído por pesquisa, utilizando a tecla "enter" ou o botão de pesquisa. Dias entrega Dias para entrega a partir da data do pedido. Quantidade Campo para informar a quantidade contratada do item. Valor unitário Campo para informar o valor unitário contratado para o item. Impostos e seguro Campos para informar o valor percentual dos impostos ICMS, ICMS acrés., ICMS subst. e IPI. Frete e desconto Campos para informar os valores de frete e desconto. Grid de itens No grid de itens, além dos campos com os dados de cada item, há o campo "Total consumido", com a informação da quantidade já consumida do item. Os itens que já possuem consumo têm a fonte em vermelho. Ao clicar com o botão direito do mouse, é apresentada opção para alterar ou excluir um item, quando marcada a opção "excluir" a fonte fica com a cor cinza, aguardando aprovação para efetivação para sua exclusão. Só podem ser excluídos itens que não foram consumidos. Marcando a opção alterar, pode-se alterar todos os valores, no caso de item já consumido, não possível alterar o valor unitário. Enquanto o contrato estiver com status, "ATIVO" ou "NOVO" o itens podem ser alterados. Valor total Campo com a somatória dos valores totais dos itens do contrato. Cadastros> Contrato de compra para material avulso / serviço Implementada tela pra cadastro de contrato de compra para material avulso / serviço. MENUS Auxiliares>Importar materiais de planilha Excel/CSV Opção para importar dados do contrato de planilha em excel ou CSV. Auxiliares>Estrutura da planilha Excel/CSV Esta opção mostra um leiaute com as colunas e as informações de cada coluna para importação dos materiais. Auxiliares>Replicar contrato para nova vigência Ao selecionar um contrato existente, após informar o aprovador e senha, opção será habilitada no menu e clicando sobre ela, irá solicitar a descrição do novo contrato, período de vigência e percentual de ajuste de necessário. Informe a descrição do novo contrato, a nova vigência e o percentual de ajuste se necessário. Confirme a geração do novo contrato Auxiliares>Replicar contrato para nova empresa Implementada opção para replicar contrato para uma nova empresa, ao selecionar um contrato existente, após informar o aprovador e senha, opção será habilitada no menu e clicando sobre ela, irá solicitar a descrição do novo contrato, a empresa e período de vigência. Só poderá replicar um cadastro criado com o campo contrato válido para empresa marcado. Se o contrato tiver empresa e filial, a opção ficará desabilitada para não gerar erro pelo local associado ao material. Auxiliares>Alterar vigência final do contrato Implementada opção para alterar vigência final do contrato. Auxiliares>Cancelar Contrato Implementada opção para cancelamento do contrato. Tipos de solicitação controlados por contrato Com essa opção é possível definir os tipos de solicitação que serão controlados por contrato. Os tipos de solicitação que não estiverem marcados no parâmetro de contrato de compra, seus itens não serão associados aos contratos e na aprovação da solicitação ficarão disponíveis para geração de cotação. Complementos do contrato>Anexos do contrato Com essa opção é possível anexar documentos nos formatos PDF, .DOCX e .DOC ao contrato. Complementos do contrato>Fornecedores parceiros Opção para incluir fornecedores parceiros. CAMPOS DA TELA Contrato Ao acessar a tela do contrato , o campo é preenchido com o próximo número de contrato disponível. Não é permitido criar um novo contrato com um salto da numeração. Caso seja digitado um número diferente, ao gravar, trará o número na sequência novamente e exibirá mensagem na tela com a informação do número de contrato gravado. Para pesquisar os contratos já cadastrados, apague a numeração e clique no botão de pesquisa ou use a tecla "enter". Serão visualizados código do contrato, descrição do contrato, vigência inicial, vigência final, código do fornecedor, razão social, nome fantasia inscrição e tipo de inscrição do fornecedor. Descrição Campo com descrição do contrato. Campo pode ser alterado enquanto estiver com o status "ATIVO" ou "NOVO". Status do contrato Campo apresenta o status atual do contrato, podendo ser "ATIVO", "CANCELADO", "FECHADO" ou "NOVO". É possível criar um contrato de compra sem a necessidade da senha do aprovador para gravar, o contrato ficará com o status “Novo” e só estará disponível para associação às solicitações, após inclusão do aprovador e sua senha. No processo de importação de contrato por planilha excel ou CSV, o status é gravado como NOVO, aguardando aprovação. Contrato válido para Com a opção “Empresa” marcada, o contrato é criado por empresa/material, tendo validade para toda a empresa, sem divisão por filial Com a opção “Empresa e filial” marcada, o contrato é criado por empresa/filial/material. Vigência Campos para informação de inicio e término de validação do contrato. Empresa e filial Campos com código e descrição da empresa e filial de validade do contrato, os contratos com o campo contrato válido para empresa marcado, o campo filial é gravado vazio. Fornecedor Campo com código e descrição do fornecedor do contrato. Tipo de vencimento Campo com descrição do tipo de vencimento. Número de parcelas e dias Campos com o número de parcelas e o intervalo entre elas em dias. Aprovador e senha Campos para informar o aprovador (apresenta descrição do nome) e sua senha. Gestor do contrato Campo para informar o usuário gestor do contrato (apresenta descrição do nome). Contrato jurídico Campo para informar o contrato jurídico do contrato criado. Material avulso/serviço Campo para informar o material avulso ou serviço, podendo ser digitado ou incluído por pesquisa, utilizando a tecla "enter" ou o botão de pesquisa. Controlar o contrato deste serviço pelo valor contratado. Com esta flag marcada, o contrato será consumido pelo valor do serviço utilizado e não por sua quantidade, é válida apenas para serviços. Dias entrega Dias para entrega a partir da data do pedido. Quantidade Campo para informar a quantidade contratada do item. Valor unitário Campo para informar o valor unitário contratado para o item. Incluir detalhamento de material avulso/serviço contratado Ao clicar nesta opção, é aberta uma tela para descrição de detalhes do serviço. Grid de itens No grid de itens, além dos campos com os dados de cada item, há o campo "Total consumido", com a informação da quantidade já consumida do item. Os itens que já possuem consumo têm a fonte em vermelho. Ao clicar com o botão direito do mouse, é apresentada opção para alterar ou excluir um item, quando marcada a opção "excluir" a fonte fica com a cor cinza, aguardando aprovação para efetivação para sua exclusão. Só podem ser excluídos itens que não foram consumidos. Marcando a opção alterar, pode-se alterar todos os valores, no caso de item já consumido, não é possível alterar o valor unitário. Enquanto o contrato estiver com status, "ATIVO" ou "NOVO" o itens podem ser alterados. Clicando com o botão direito do mouse sobre o item e escolhendo a opção "Visualizar detalhamento do item ", é aberta tela com os dados informados, a coluna com o sinal +, indica que o item possui detalhamento. Clicando com o botão direito do mouse sobre o e escolhendo a opção excluir, a fonte do item ficar cinza e ao gravar, será excluído. A coluna "Por valor", com a flag marcada, indica que o serviço tem o controle de consumo pelo valor. A coluna total consumido informa a quantidade já consumida do item. Legenda para itens que serão excluídos e itens que foram consumidos. Valor total Campo com a somatória dos valores totais dos itens do contrato. Solicitação>Manual/manutenção Na tela de cadastro de solicitação de compras, na pesquisa de marca, acrescentado campo informando se o item está associado a algum contrato. No campo de quantidade, é validada a quantidade solicitada ao saldo do contrato. Incluída coluna com a informação do contrato associado ao item. Clicando com o botão direito do mouse, ao selecionar a opção " Visualizar contratos associados ao item", é aberta tela com os contratos. Solicitação>Aprovação No click com o botão direito no grid de itens, incluímos a opção “Associar contrato ao item”, permitindo que o usuário informe quais contratos farão parte da quantidade do item. Ao aprovar o item, são gerados automaticamente cotações e pedidos para cada contrato e no final do processo incluímos uma tela para informar quais pedidos foram gerados através do processo de contrato. Podemos ter solicitações com itens que pertencem a contratos e itens que devem passar pelo processo de compras, neste caso os itens que não pertencem a um contrato, seguem o processo normal de compras. Ao aprovar a solicitação de compras é informado o pedido de compras gerado. Parâmetro para possibilitar não consumir verba de aprovador para os pedidos gerados por contrato de compra. Alteração na tela de aprovação de solicitação de compras para validar o novo parâmetro. Caso esteja desmarcado, o pedido é gerado como aprovado e não consumirá verba do aprovador para esses itens. Parâmetros>Compras>Configurações gerais Parâmetro para bloquear a inclusão de itens no pedido caso tenha contrato vigente. Pedido>Manual / manutenção Implementada tela pra cadastro de contrato de compra para item de estoque. Incluímos o envio de e-mail para o fornecedor do contrato, informando os itens que pertencem ao contrato. Ao gerar pedido de compras na tela manual/manutenção de item associado a contrato vigente, é necessário informar o motivo para a inclusão. Na tela de parâmetros aba "Pedido" há uma opção para bloquear geração de pedido direto para itens associados a contratos vigentes. Pedido>Aprovação No momento da aprovação do pedido, enviamos e-mail para o fornecedor do contrato, validando se a empresa e filial envia e-mail de contrato (Novo parâmetro no cadastro de parâmetro por empresa e filial) Na tela de aprovação de pedidos não é possível alterar itens do contrato. Relatórios>Contratos de compra