Gerar boleto no fechamento do caixa

Modificado em Qua, 26 Abr, 2023 na (o) 7:20 AM

1. Informações Gerais

Objetivo:

Fornecer opção (mediante parâmetro) de geração de boleto no momento em que o usuário fecha a caixa da agência.

Detalhes:

• SIM: 80428

• Módulo: RET

• Acesso:

Módulo RET > Cadastros > Arrecadação > Parâmetros de empresa para guia

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

Módulo RET > Lançamentos > Consulta de lançamentos

Módulo RET > Lançamentos > Despesa

Módulo RET > Lançamentos > Receita

Módulo RET > Guia de viagem > Prestação de contas agência/viagem

Módulo RET > Guia de viagem > Prestação de contas agência/viagem por serviço

Módulo RET > Guia de viagem > Pesquisa de guia analítica

Módulo RET > Guia de viagem > Guia de viagem

Módulo RET > Guia de viagem > Exclusão de bilhetes da guia

Módulo RET > Guia de viagem > Importação de dados > Importação de arquivo de receita e despesa

Módulo LTR > Praxio > Retaguarda > Caixa Web

Módulo LTR > Praxio > Retaguarda > Prestação de contas do operador

Módulo RET > Cadastros > Arrecadação > Agência

Módulo RET > Guia de Viagem > Pesquisa de guia por conferente/agência

Módulo RET > Guia de Viagem > Importação de dados > Importação do arquivo texto

Módulo RET > Guia de viagem > Importação de dados > Importação BPe XML

Módulo RET > Cadastros > Retaguarda > Agendamento de envio de boleto por email

Módulo RET > Procedimentos auxiliares > Envio de boleto por e-mail

Informações Adicionais:

O boleto gerado no momento do fechamento da caixa não é registrado de forma online, ou seja, o usuário posteriormente, através do módulo de CRC, enviará os arquivos de remessa aos respectivos bancos.

2. Parâmetros da empresa para guia

Na tela de parâmetros da empresa para guia, na aba “Telas diversas I” foi incluído o parâmetro “Saldo mínimo para emissão de boleto”.

Como existe um custo para emissão de cada boleto, o cliente terá a opção de gerar esse documento apenas para valores que tenham uma relação de custo/benefício satisfatório.

Módulo RET > Cadastros > Arrecadação > Parâmetros de empresa para guia

3. Fechamento de caixa

Na tela de fechamento de caixa, quando o usuário tentar fechar uma data, o sistema inicializará uma busca por boletos emitidos em caixas com data igual ou superior ao que foi informado no campo “Data para fechamento”. Caso encontre algum caixa, o sistema não permitirá o fechamento e exibirá a seguinte mensagem:

“Já existe boleto emitido para caixa com data maior ou igual a __/__/__”

Como o valor do boleto corresponde ao valor do saldo, a restrição mencionada acima, visa garantir a integridade das informações.

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

Para que seja possível emitir um boleto, antes o sistema precisa gerar um documento no CRC.

Diante disso, visando facilitar o acesso do usuário as informações atreladas ao boleto, foram incluídas a seguintes colunas na pesquisa dos caixas fechados:

• Série;

• Documento;

• Parcela;

• Emissão;

• Vencimento.

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

4. Consulta de lançamentos

Na tela de consulta de lançamentos, quando o usuário marca o parâmetro “Agência com caixa e SEM movimento”, o sistema lista os caixas que estão se enquadram nessa situação, além de permitir que sejam fechados por essa mesma tela.

A exemplo da tela de fechamento de caixa, aqui também foi necessário incluir a consistência que verifica a existências de caixas em data posterior que emitiram boletos.

Módulo RET > Lançamentos > Consulta de lançamentos

Os caixas que apresentarem restrição, serão apresentados na cor vermelha, e não poderão ser marcados para fechamento.

Para que fique mais claro ao usuário, foi incluída uma legenda no rodapé da tela com a seguinte frase:

“Boleto emitido em caixa com data posterior”.

Módulo RET > Lançamentos > Consulta de lançamentos

5. Despesas e receitas

Nas telas de digitação de despesas e receitas, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer lançamento da despesa/receita.

Exemplo:

A agência 02 possui boletos emitidos nos dias 09 e 10/10/2021.

Sendo assim, o usuário só poderá fazer lançamentos em datas superiores a 10/10/2021.

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

Caso tente lançar em período igual ou inferior, o sistema apresentará uma mensagem indicando o motivo e não permitirá prosseguir com o lançamento da despesa/receita.

Módulo RET > Lançamentos > Despesa

6. Prestação de contas agência/viagem

Na tela de prestação de contas agência/viagem, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a digitação de guia.

Módulo RET > Guia de viagem > Prestação de contas agência/viagem

7. Prestação de contas agência/viagem por serviço

Na tela de prestação de contas agência/viagem por serviço, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a digitação de guia.

Módulo RET > Guia de viagem > Prestação de contas agência/viagem por serviço

8. Pesquisa de guia analítica

Na tela de pesquisa de guia analítica, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer alteração ou exclusão da guia.

Módulo RET > Guia de viagem > Pesquisa de guia analítica

9. Guia de viagem

Na tela de guia de viagem, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer o lançamento da prestação de contas da guia.

Módulo RET > Guia de viagem > Guia de viagem

10. Exclusão de bilhetes da guia

Na tela de exclusão de bilhetes da guia, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a exclusão de bilhetes.

Módulo RET > Guia de viagem > Exclusão de bilhetes da guia

11. Importação BPe XML

Na tela de importação de BPe XML, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a importação.

Módulo RET > Guia de viagem > Importação de dados > Importação BPe XML

No caso de o usuário tentar fazer a exclusão da importação do BPe XML, o sistema passa a consistir que já existe boleto emitido para o arquivo selecionado.

Módulo RET > Guia de viagem > Importação de dados > Importação BPe XML

12. Importação de arquivo de receita e despesa

Na tela de importação de arquivo de receita e despesa, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a importação.

Módulo RET > Guia de viagem > Importação de dados > Importação de arquivo de receita e despesa

No caso do agendamento da importação automática, o sistema passa a consistir que já existe boleto emitido com data maior ou igual a data do arquivo, impedindo a importação dos arquivos e demonstrando no grid lateral direito da tela conforme a imagem abaixo.

13. Prestação de contas no Caixa Web

Na tela de prestação de contas no caixa web, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer uma inclusão ou exclusão de receita e despesa.

Módulo LTR > Praxio > Retaguarda > Caixa Web

14. Prestação de Contas do Operador

Na tela de prestação de contas do operador, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer uma inclusão ou exclusão de receita e despesa.

Módulo LTR > Praxio > Retaguarda > Prestação de contas do operador

15. Cadastro da Agência

Na tela do cadastro da Agência, o usuário deverá acessar a aba “Integração boleto CRC” para parametrizar os dados bancários do boleto e da integração financeira, conforme imagens abaixo:

Módulo RET > Cadastros > Arrecadação > Agência

Marcando a opção “Sim” destacada acima, os campos se tornam obrigatórios para preenchimento. Os usuários disponíveis somente serão exibidos se estiverem autorizados à agência na tela de “Associação de usuários a agência”.

Na tela de Pesquisa de guia por conferente agência, o sistema passa a consistir se já existe boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando editar e/ou excluir.

Módulo RET > Guia de Viagem > Pesquisa de guia por conferente/agência

16. Importação e exclusão de bilhetes

Na tela de importação da bilhetagem, o sistema passa a consistir se já existe caixa, com boleto emitido em data igual ou superior a data que o usuário está tentando fazer a importação ou exclusão de bilhetes.

Exemplo de importação manual:

RET > Guia de Viagem > Importação de dados > Importação do arquivo texto

Ao realizar o agendamento da importação automática, no caso de haver boleto emitido com data igual ou superior a data da importação, o sistema bloqueia e apresenta a crítica no grid lateral direito da tela conforme demonstra à imagem abaixo:

Exemplo de Importação automática:

Ao tentar selecionar os arquivos que contenham boleto emitido com data igual ou superior a data da exclusão, o sistema apresenta mensagem de crítica conforme a legenda da imagem abaixo:

Exemplo de exclusão da bilheteria:

Módulo RET > Guia de Viagem > Importação de dados > Importação do arquivo texto

17. Fechamento do caixa

Para o processo de fechamento do caixa, caso a agência faça a emissão do boleto, o sistema irá validar se o saldo atual está maior ou igual ao saldo mínimo definido nos parâmetros. Se for menor, irá exibir uma crítica conforme

destacado abaixo, sem gerar o boleto, porém ainda será possível efetuar o fechamento, visto que o saldo poderá acumular para o dia seguinte, atingindo o saldo mínimo.

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

Se algum dos dados de endereçamento do cliente do CRC parametrizado no cadastro da agência para emissão do boleto estiver faltando (irá ler os campos do CEP, Endereço, Cidade, Bairro e UF), o sistema também apresentará uma crítica correspondente, porém irá desabilitar o botão Gravar a fim de impedir que o caixa seja fechado e que o boleto seja emitido (imagem A).

Da mesma maneira, se a parametrização do boleto fizer a leitura utilizando o cliente da aba de Cobrança do cadastro de cliente, o processo irá validar se o devido cliente foi informado, tal como seus respectivos campos de endereçamento (imagens B e C, respectivamente).

Durante o processo de fechamento, caso a agência faça a emissão de boleto, o sistema também deverá fazer para aquela caixa um lançamento automático da despesa que foi definido nos parâmetros do cadastro da agência para que seu respectivo saldo fique zerado.

Se o código do turno padrão necessário para o lançamento dessa despesa ainda não tiver sido parametrizado, o sistema exibirá a seguinte crítica abaixo e não irá habilitar o botão “Gravar”:

Fechamento de Caixa

Dessa forma, devemos definir o turno nos “Parâmetros da empresa para guia (Tela diversas I)”, conforme mostrado no exemplo abaixo:

Módulo RET > Cadastros > Arrecadação > Parâmetros de empresa para guia

Com o parâmetro atualizado, a crítica será resolvida e o boleto poderá ser emitido com o lançamento automático da despesa.

No exemplo da primeira imagem temos o saldo final de 7.400 antes de controlar o fechamento da caixa. Na segunda, temos a caixa consultada após o fechamento, com o mesmo valor no campo da Despesa. Já na última imagem, é possível confirmar o lançamento gravado na tela de “Consulta de lançamentos”.

Módulo RET > Lançamentos > Consulta de lançamentos

Após o controle do fechamento, o sistema fará a integração do documento com o módulo financeiro e abrirá o PDF do boleto bancário. Esses mesmos arquivos também serão gravados no caminho C:\temp.

Exemplo de boleto visualizado após o fechamento da caixa

O sistema também mostrará um registro de que existe um boleto foi integrado para aquele dia ao consultar uma caixa fechada, conforme destacado abaixo.

Módulo RET > Lançamentos > Fechamento de caixa

18. Parametrização e envio de boleto por e-mail

Após a geração do boleto, efetuada no fechamento do caixa, o usuário poderá fazer o envio desse boleto, via e-mail, conforme a seguir.

Parametrização do endereço de e-mail

No cadastro de agência, na aba "Cadastro", em informações adicionais, o usuário deverá cadastrar os e-mails que receberão os boletos emitidos em face dessa agência.

Entre um endereço de e-mail e outro, se faz necessário utilizar ";", conforme imagem, possibilitando assim, o envio para vários destinatários de uma mesma agência.

Envio do boleto

O sistema disponibiliza duas maneiras de envio, sendo uma manual, e a outra automática, através de agendamento. Para ambos os casos, antes é necessário fazer a instalação do serviço de e-mail da Praxio.

Para esssa etapa de instalação do serviço de e-mail, recomenda-se o auxilio e orientação do setor de TI da Praxio, caso ainda não tenha sido executado no cliente.

Envio manual

Na tela de envio de boleto por e-mail, o usuário pode enviar, ou até mesmo reenviar e-mail(s) de forma pontual, informando empresa, filial e data.

Ao lado de cada agência, é demonstrado o status, indicando se já houve ou não o envio do boleto, anteriormente.

Caso o usuário queira fazer o envio, basta marcar uma ou mais agências e em seguida acionar o botão "Enviar".

Módulo RET > Procedimentos auxiliares > Envio de boleto por e-mail

Envio automático por agendamento

Visando facilitar o processo de envio de boletos por e-mail, foi disponibilizado um recurso de envio automático, onde o usuário parametriza o agendamento, informando empresa, filial, data do próximo movimento, que terá seus boletos enviados, assim como a data e hora que a rotina será executada.

Ao final de cada execução, o sistema incrementará um dia, tanto na data de movimento, como na de execução.

Módulo RET > Cadastros > Retaguarda > Agendamento de envio de boleto por email