1. Informações Gerais
Objetivo: | ||
Implementar rotina de envio automatizado de boletos para possibilizar envios programados de acordo com a parametrização definida. | ||
Detalhes: | ||
Módulo CRC à Cadastros à Parâmetros de automatização
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2. Tela de Parâmetros de automatização
Para ter acesso à tela de "Parâmetros de automatização" será necessário efetuar a liberação do menu por usuário no módulo de Controle!
Passo 1: Em Cadastros >> Parâmetros de automatização incluir os perfis necessários para envio dos boletos de forma automatizada. Todas as abas devem ser preenchidas, porém alguns dados são obrigatórios para gravação do perfil.
Cada perfil de envio terá um código, sendo este sequencial. Vários perfis podem ser cadastrados ao mesmo tempo. O campo descrição é obrigatório e também a seleção de ao menos uma empresa e filial.
Obs.: O campo descrição aceita no máximo 100 caracteres!
Passo 2: Preencher a aba filtros de acordo com a necessidade de envio. As informações contidas nessa aba são de suma importância para busca dos documentos.
A seleção pode ser de apenas de um cliente ou todos eles, o mesmo ocorre para o tipo de documento.
Importante: O usuário responsável será utilizado para busca de dados para envio de e-mail dos boletos, sendo assim, é preciso que esses dados estejam devidamente preenchidos na tela cadastro de usuário do módulo de Controle.
Na aba de filtros, há opção para ignorar clientes com os tipos informados, assim como opção para ignorar os tipos de documento também, a regra da tela funciona da seguinte forma:
Caso a(s) flag (s) para ignorar os tipos informados esteja marcada e os campos preenchidos, não serão buscados documentos que contenham os tipos informados no cadastro de cliente e/ou tipos de documentos utilizados na inclusão dos documentos. Caso a (s) flag (s) esteja desmarcada e o campo preenchido, serão buscados apenas documentos com os respectivos tipos informados.
Exemplo:
Ignora os documentos com os tipos informados.
Traz apenas os documentos com os tipos informados no (s) campo (s).
Passo 3: Será necessário informar ao menos um módulo para busca dos documentos, do contrário o sistema apresentará uma mensagem.
Os módulos disponíveis para seleção são todos aqueles que integram documentos para o Contas a Receber e que possuem concessão de uso. O serviço automatizado buscará documentos apenas dos módulos informados no perfil.
Caso nenhum módulo seja preenchido será apresentada a mensagem abaixo ao tentar gravar ou alterar um perfil:
Passo 4: Há a possibilidade de limitar a busca de documentos por valor, basta utilizar o campo "Valor Mínimo", ele não é obrigatório, mas se for preenchido, documentos de valores inferiores serão ignorados no momento da busca efetuada pelo serviço automatizado.
Passo 5: A aba de "Opções" dispõe de duas flags, uma para busca de documentos que possuam os dados bancários informados no cadastro de cliente e outra para salvar os boletos conforme local definido no cadastro de parâmetros. Essas opções, se marcadas, valem para todas as empresas e filiais selecionadas para o perfil.
Obs.: Ainda que a flag "Salvar boleto conforme local definido nos parâmetros" esteja desmarcada, o serviço fará o envio normalmente, essa flag deve ser marcada apenas se o usuário desejar salvar os arquivos na máquina.
Passo 5: O preenchimento da aba de "Dados bancários" é obrigatório. Assim que banco, agência e conta forem preenchidos mostraremos alguns dados contidos na carteira de cobrança.
Importante: Só aparecerão contas no filtro de busca que possuam carteiras de cobrança cadastradas.
Caso o documento esteja com banco/agência e conta definidos e coincida com o que foi parametrizado no perfil, porém não tenha sido gerado boleto, será executado o envio automatizado!
Passo 6: O preenchimento da aba "Notificações" não é obrigatório, porém, os e-mails cadastrados receberão avisos sobre advertências/erros no envio dos boletos.
Passo 7: É imprescindível preencher a aba "Periodicidade" e definir tipo de envio, horário e dias retroativos para busca dos documentos. Abaixo algumas regras para utilização:
Seleção por dias da semana:
Com essa opção não será possível utilizar os parâmetros para "Quando o envio cair em dia não útil", os dias da semana devem ser selecionados, hora para envio (obrigatório) e dias retroativos para busca (se necessário). A busca retroativa é pela data de emissão dos documentos!
Seleção por dias do mês:
Esta será a única opção que liberará a parametrização para "Quando o envio cair em dia não útil", além disso, os dias do mês deverão ser selecionados no calendário acima. O serviço automatizado sempre buscará um dia útil para envio dos boletos!
Seleção para enviar todos os dias:
Com essa opção definida, nenhuma outra parametrização de data será necessária, apenas preenchimento da hora de envio e dias retroativos para busca (se necessário).
Obs.: Caso a opção de "Dias retroativos para busca" esteja com valor "0", todos os documentos já gerados serão pesquisados.
Importante: Adicionamos um botão de "informação" junto aos dias retroativos para indicar que será preciso se atentar às datas de vencimento dos documentos, pois assim que o serviço automatizado for iniciado, ele buscará apenas documentos com data de vencimento igual ou superior ao dia em que estiver executando a busca.
Passo 8: Pesquisa na aba "Log"
Se nenhuma data inicial for preenchida, apresentaremos a mensagem acima!
O mesmo para o campo de data final!
Se nenhum boleto for enviado, mas o serviço estiver sendo executado, será gravado log de informação com "início" e "fim", apenas demonstrando que nada foi encontrado. Esse tipo de log será deletado automaticamente do sistema após 10 dias de sua criação!
Obs.: Serão gerados logs de informação, advertência e erro e cada log fará referencia ao perfil de envio e aos documentos encontrados.
Exemplo:
E-mail com o boleto emitido corretamente
3. Serviço de automatização/Serviço de E-mail
O serviço de automatização, após instalado, poderá ser iniciado ou parado pelo Gerenciador de Tarefas.
Após um envio sem sucesso, o log indicará o motivo. O serviço automatizado depende do serviço de e-mail para enviar os boletos, sendo assim, se houver algum problema no envio, deve ser tratado pontualmente.
