Como criar um documento de substituição?
Primeiramente deve verificar se o tipo de documento que irá substituir esta com a parametrização adequada, para verificar basta acessar a tela "Cadastros>Tipos>Documentos" e selecionar o tipo de documento que irá fazer a substituição e confirmar no campo Opções se a flag Substituir Documentos está marcada;
Temos 2 formas de criar um documento de substituição:
- Pela tela de inclusão de documentos;
Importante sabermos que os documentos a serem substituídos devem ter a mesma forma de contabilização do documentos de substituição, por exemplo:
- Tenho documentos com forma de contabilização Ambas para serem substituídos, portanto o boleto de Substituição, precisa também estar com forma de contabilização Ambas, caso contrario o sistema critica que não há documentos para serem substituídos ou que a forma de contabilização esta diferente.
- Caso algum documento tenha forma de contabilização Baixa poderá criar outro tipo de documento para substituição com a mesma forma de contabilização, pois não podemos alterar a forma de contabilização para usar nos dois exemplos o correto e ter os 2 tipos de documentos cadastrados.
A primeira forma de inclusão é pelo menu "Procedimentos Diários>Documentos>Inclusão" ao digitar todos os dados pertinentes a inclusão do documento ao inserir o item deverá ir na aba Substituição de Documentos e selecionar o(s) documento(s) que deseja substituir pelo que está sendo criado.
O valor do item precisa estar igual ao do documento ou documentos a serem substituídos conforme exemplo acima.
2. A outra forma de substituição será pela tela de associação de documentos, mas antes precisamos verificar se no cadastro de parâmetros na aba Substituição esta parametrizado para realizar esse processo.
Cadastro>Parâmetros
Estando parametrizado irá acessar o menu: "Procedimentos diários>Documento>Associação de documentos", preencher empresa, filial, fornecedor, período de vencimento (não é campo obrigatório) e marcar a flag Substituir documentos e clicar em Pesquisar.
Ao carregar os documentos poderá selecionar o(s) documento(s) e clicar em Substituir.
O sistema abrirá a tela de inclusão de documentos já com os campos preenchidos, inclusive os documentos selecionados na aba substituição de documentos basta finalizar o preenchimento informando as datas de emissão, entrada e vencimento e clicar em Gravar.
Assim finalizamos a inclusão de um documento de substituição.
Muitas vezes à necessidade de substituir documentos é pelo fato de ser uma negociação de notas em aberto precisamos realizar um parcelamento e esse processo é possível, abaixo substitui dois documentos NF por um BLS, agora tenho um documento com o total das duas notas.
Ao finalizar a inclusão devemos acessar o menu: Proced. Auxiliares>Reparcelamento>Documento Substituição.
Abaixo temos a tela de reparcelamento, devemos criar uma a uma as parcelas necessárias, nesse exemplo o total da nota é de R$ 1.358,00 e preciso criar 5 parcelas de R$ 271,60.
Ao digitar o valor da primeira parcela consigo ver o saldo que ficará na parcela 1 para ir acompanhando.
Ao realizar esse processo teremos as parcelas desses documentos:
Obs.: nesse exemplo tenho um documento com valor Bruto igual ao Liquido, quando temos um documento onde as notas substituídas possuem valores de acréscimo, descontos ou impostos e necessário verificar no cadastro de parâmetros se esses valores serão parcelados proporcionalmente ou não, quando todos os valores adicionais são parcelados proporcionalmente o valor da parcela a ser informado nessa tela será sempre o Bruto, somente após clicar em gravar é que o sistema gera o proporcional em cada parcela deixando o valor liquido conforme precisa.
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