CPG - Como criar um documento de substituição?

Informações gerais

Como criar um documento de substituição?

Primeiramente, é necessário  verificar se o tipo de documento que irá substituir está com a parametrização adequada. Para isso, basta acessar a tela pelo menu Cadastros>Tipos>Documentos, selecionar o tipo de documento que fará a substituição e confirmar no campo "Opções" se a flag "Substituir Documentos" está marcada.

Temos 2 formas de criar um documento de substituição:

1. Pela tela de inclusão de documentos;

É importante saber que os documentos a serem substituídos devem ter a mesma forma de contabilização que os documentos de substituição, por exemplo:

• Tenho documentos com forma de contabilização "Ambas" para serem substituídos. Portanto, o documento de Substituição,  precisa também estar com a forma de contabilização "Ambas", caso contrário o sistema critica que não há documentos para serem substituídos ou que a forma de contabilização está diferente.
• Caso algum documento tenha a forma de contabilização "Baixa", poderá ser criado outro tipo de documento para substituição com a mesma forma de contabilização. Não podemos alterar a forma de contabilização para usar nos dois exemplos, o correto é ter os dois tipos de documentos cadastrados.

A primeira forma de inclusão é pelo menu Procedimentos Diários>Documentos>Inclusão. Ao digitar todos os dados pertinentes à inclusão do documento, e inserir o item, basta ir na aba "Substituição de Documentos" e selecionar o(s) documento(s) que deseja substituir pelo que está sendo criado.

O valor do item precisa estar igual ao do documento ou documentos a serem substituídos conforme exemplo acima.

    2. Pela tela de associação de documento;

Primeiramente é necessário verificar se no cadastro de parâmetros na aba "Substituição" esta parametrizado para realizar esse processo, basta acessar o menu Cadastro>Parâmetros.

Estando parametrizado, você deverá acessar o menu: Procedimentos diários>Documento>Associação de documentos. Preencha os campos de empresa, filial, fornecedor, período de vencimento (este último não é um campo obrigatório), e marque a flag "Substituir documentos" e clique em "Pesquisar".

Ao carregar os documentos, poderá selecionar o(s) documento(s) e clicar em "Substituir".

O sistema abrirá a tela de inclusão de documentos já com os campos preenchidos, inclusive os documentos selecionados na aba "substituição de documentos". Basta finalizar o preenchimento informando as datas de emissão, entrada e vencimento, e clicar em  "Gravar".

Assim finalizamos a inclusão de um documento de substituição.

Muitas vezes, a necessidade de substituir documentos surge devido à negociação de notas em aberto. Para isso, é necessário realizar um parcelamento, e esse processo é possível. Abaixo substituí dois documentos NF por um BLS, agora tenho um documento com o total das duas notas.

Ao finalizar a inclusão do documento devemos acessar o menu:

Procedimentos Auxiliares>Reparcelamento>Documento Substituição.

Abaixo temos a tela de reparcelamento, devemos criar uma a uma as parcelas necessárias, nesse exemplo o total da nota é de R$ 500,00 e preciso criar 2 parcelas de R$ 250,00.

Ao digitar o valor da primeira parcela é possível ver o saldo que ficará da parcela 1 para ir acompanhando.

Ao realizar esse processo teremos as parcelas desses documentos:

Obs.: neste exemplo, tenho um documento com valor Bruto igual ao Líquido. Quando temos um documento em que as notas substituídas possuem valores de acréscimo, descontos ou impostos, é necessário verificar no cadastro de parâmetros se esses valores serão parcelados proporcionalmente ou não. Quando todos os valores adicionais são parcelados proporcionalmente, o valor da parcela a ser informado nesta tela será sempre o Bruto. Somente após clicar em gravar é que o sistema gera o proporcional em cada parcela, deixando o valor líquido conforme necessário.

Se algum auxílio ou esclarecimento for necessário, conte conosco através de nossos canais de atendimento. 

Telefone: (11) 5018-2525.

Portal do Cliente: https://portaldocliente.praxio.com.br/

#PodeContar

#IA