VBE - FECHAMENTO DE COFRE COM LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS DE RECEITAS E DESPESAS

• Módulo: Venda de Bilhetes Eletrônicos (VBE)

• Caminho de acesso:
  
   Movimentações >> Caixa >> Fechamento de Cofre
  

A rotina de Fechamento de cofre da agência permite efetuar o encerramento das movimentações de uma agência para a data de seu respectivo caixa. Com este encerramento, nem mesmo a reabertura do caixa pode ser realizada, a não ser que o usuário efetue primeiro a reabertura do cofre.

Uma das vantagens de realizar o fechamento de cofre é que dessa forma é possível gravar de forma automática lançamentos de receitas e despesas referentes aos valores que compõe o caixa. No entanto, a fim de aproveitar este recurso, é necessário antes uma parametrização no VBE, que abordaremos a seguir.

Parametrizando a empresa/filial para os lançamentos de receita e despesa

Nos parâmetros da empresa, o usuário deve primeiramente deixar marcado com "Sim" o parâmetro "Faz lançamentos de despesa/receita no fechamento", conforme destacamos com o retângulo na imagem abaixo. Dessa forma, o VBE irá gerar os lançamentos no fechamento de cofre com base nos códigos definidos nos demais campos.

Menu Cadastros >> Parâmetros >> Empresa

Ainda considerando a imagem de exemplo acima, os campos de cor azul se referem aos códigos de receita que o usuário irá associar. Já os campos em vermelho receberão códigos de despesas. Para evitar quaisquer críticas no fechamento do cofre, recomendamos a associação de todos os campos, se o usuário assim o puder fazer. A seguir, explicaremos brevemente o que representa cada campo:

Cód. Receita - Vlr. Diferença: 
Para diferenças positivas de valores no fechamento do caixa. Como não é recomendado a gravação da venda com diferença, dificilmente o código para associação será necessário.

Cód. Despesa - Vlr. Diferença: 
O conceito é praticamente o mesmo do anterior, porém se refere a uma diferença negativa de valor.

Cód. Despesa - Vlr. Impostos: 
Se refere à soma de todas as deduções dos impostos nas vendas daquele caixa. Recomenda-se a associação.

Cód. Receita - Vlr. Caixa Inicial: 
O valor inicial que pode ou não ser informado no momento da abertura do caixa. Recomenda-se a associação, mesmo que o usuário não tenha o costume de informar um valor.

Cód. Receita - Vlr. Vendido: 
Se refere à soma total do valor bruto das vendas dos passes. Dentre os parâmetros, é o mais importante para fazer a associação.

Cód. Despesa - Vlr. Entregue Funcionário: 
Se refere à soma total em valor de passes entregue aos funcionários pelos relatórios de serviço. Se a empresa desconhece ou não utiliza a rotina de relatório de serviço a partir de uma escala dentro do VBE, não é necessário fazer a associação.

Cód. Receita - Vlr. Devolvido Funcionário: 
Se refere à soma total em valor de passes devolvidos pelos funcionários no momento da prestação de contas da agência de Recebedoria. Novamente, se este processo não for conhecido, desconsidere a associação de um código.

Cód. Despesa - Vlr. Desconto: 
Se refere à soma de todas os descontos nas vendas daquele caixa. Recomenda-se a associação. 

Por fim, deixamos o campo da despesa referente ao valor de troco em amarelo, pois se trata de uma despesa inversa. Este campo só irá aceitar códigos parametrizados dessa maneira. Na tela do cadastro da despesa (módulos VBE, Arrecadação ou Retaguarda), deve ser marcada a flag "Despesa inversa", conforme destacado no exemplo abaixo:

                                                    (VBE) Menu Cadastros >> Retaguarda >> Despesas

                                                    (ARR) Menu Cadastros >> Tipo de Despesa

                                                    (RET) Menu Cadastros >> Arrecadação >> Tipo de despesa

Como já sugere o nome do campo, o mesmo se refere ao total de troco gerado nas vendas daquele caixa.

Despesa da forma de pagamento

Todas as formas de pagamento usadas nas movimentações de venda do VBE também deverão ter uma despesa associada. Essa parametrização também é muito importante, pois os valores desses pagamentos farão uma contrapartida com o total bruto das vendas.

                     Menu Cadastros >> PVT >> Forma de pagamento (aba Despesas)

Efetuando o Fechamento do Cofre

O usuário deverá ter acesso ao seguinte caminho para a execução do fechamento:

Caminho da tela

Após abertura da tela, o operador deverá informar a empresa/filial, Agência e data do caixa. Vale ressaltar que neste ponto os caixas de todos usuários abertos na mesma agência e data devem estar fechados. Havendo algum caixa aberto, a seguinte crítica será exibida:

Crítica exibida quando existir caixa aberto da agência e data informadas

Os valores dos campos configurados no parâmetro da empresa serão exibidos no grid principal da tela, conforme o exemplo abaixo. Havendo falta de alguma associação, os itens serão exibidos com as cores correspondentes às críticas da parte inferior na tela.

Menu Movimentações >> Caixa >> Fechamento de Cofre

É importante destacar também que se a empresa/filial estiver parametrizada para fazer os lançamentos; como é o caso de nosso exemplo, o sistema irá validar se existe encerramento diário para a agência ou filial. Havendo encerramento, a seguinte crítica será exibida e o cofre não será fechado.

Crítica de encerramento diário no fechamento do cofre

Porém se o fechamento for bem-sucedido, o sistema retornará a mensagem abaixo:

Gravação do fechamento do cofre realizada 

Com a flag "Imprimir relatório ao fechar caixa" marcada, o sistema também irá emitir um relatório com todos os valores de caixa.

Relatório emitido após fechamento do cofre

Após a gravação, o usuário poderá conferir os respectivos lançamentos de receitas e despesas gravados na Arrecadação e/ou Retaguarda.

Tela de Receitas mostrando os lançamentos gerados

Tela de Despesas mostrando os lançamentos assim como o valor de troco gravado como despesa inversa (valor negativo)

Reabrindo o cofre

Caso seja necessário efetuar a reabertura do cofre, o usuário pode abrir a tela do seguinte caminho:

Caminho da tela para reabertura

Depois que o usuário informar a agência e data, deverá clicar no botão "Reabrir" para estornar todos os lançamentos gravados e deixar o cofre novamente aberto. O encerramento diário da agência e/ou filial continua sendo validado neste processo, ou seja, a reabertura não será feita se houver o encerramento.

Menu Movimentações >> Caixa >> Reabertura de cofre

O seguinte status passará a ser mostrado na tela após gravação: