Informações gerais
Objetivo: |
Definir o processo de liberação de pagamentos, permitindo aprovações por múltiplos usuários conforme suas alçadas e associações ao tipo de despesa garantido que o documento só seja liberado para pagamento após a última aprovação. Esse processo se aplicará tanto para as liberações efetuadas no Globus quanto no aplicativo APROVE-ME! Além disso, definir reprovação automática através de parametrização de "dias até" o vencimento dos documentos apenas no aplicativo. |
Detalhes: |
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Informações adicionais: |
Com essa implementação será possível efetuar controle de liberações/reprovações por usuários, garantindo que somente após a última liberação o documento seja efetivamente liberado para pagamento de acordo com a despesa atrelada ao usuário aprovador. Além disso, caso o aplicativo APROVE-ME seja utilizado, efetuaremos a integração de despesas por item e não por documento, seguindo a mesma lógica de liberação/reprovação por usuário associado à despesa que foi inclusa no documento.
Abaixo, exemplos de como o processo funcionará:
Globus
1) Parametrização
Será necessário parametrizar as opções de liberação em Cadastros > Parâmetros > Pagamento > Opções de Liberação de Pagamento. Na aba "Por tipo de despesa" foi criada a opção "Validar tipo de despesa para cada aprovador", basta marcá-la, adicionar um usuário e associar a ele as despesas as quais terá permissão de liberação/aprovação.
Exemplo 1 - Usuário PRAXIO3 - Associado apenas às despesas 00009,00063,00059 e 00264.
Exemplo 2 - Usuário PRAXIO - Associado à quase todas as despesas, exceto às despesas 00009 e 00059.
Importante: Caso a opção para "Filtrar tipos de despesa para liberação" esteja desmarcada, automaticamente a nova opção para "Validar tipo de despesa para cada aprovador" também será desabilitada.
2) Inclusão de documento com despesas de usuários distintos e liberação para pagamento.
Usuário: PRAXIO
Incluso documento com a despesa 00063 (associada para liberação) e despesa 00009 (não associada)
O usuário, no caso, possui permissão para incluir/alterar uma despesa, mas não necessariamente possuirá permissão para liberá-la para pagamento.
Liberação para pagamentos Modelos 1 e 2
Faremos a validação das despesas associadas aos usuários. Usuário Praxio que só tem acesso a liberar a despesa de número 00063!
Exemplo de tela de liberação: Modelo 1
Nesta tela e também no modelo 2, quando a opção para "Validar tipo de despesa para cada aprovador" estiver marcada nos parâmetros não habilitaremos a opção "Incluir os documentos de tipos que não exigem liberação". Dessa forma, não haverá conflito de regras.
Na aba "Documentos" serão exibidas as despesas associadas ao usuário logado no sistema.
Como podemos ter várias despesas no mesmo documento e usuários aprovadores diferentes foram adicionadas duas novas colunas "Despesa" e "Valor do item proporcional", nesta última detalhamos o valor do item atrelado à despesa, assim conseguimos otimizar a conferência.
Agora, vamos executar uma consulta utilizando o usuário PRAXIO3, que tem permissão para liberação da despesa 00009 e assim como o usuário PRAXIO também tem permissão para liberar a despesa 00063.
Exemplo de tela de liberação: Modelo 2
Para esse usuário, as despesas 00009 e 00063 são exibidas. Foi adicionado um facilitador para seleção de múltiplas despesas, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção "Marcar todos os itens deste documento".
Após selecionar as despesas desejadas podemos liberá-las.
Efetuamos login novamente com o usuário PRAXIO e pesquisamos o documento. Como o usuário PRAXIO 3 já liberou as duas despesas do documento elas deixam de ser exibidas. É importante ressaltar que cada usuário só poderá ver as liberações feitas por ele mesmo quando a opção "Exibir documentos liberados" estiver marcada.
Obs.: Nos casos em que mais de um usuário possui permissão para liberar o pagamento de uma despesa, aquele que efetuar o processo primeiro será o efetivo aprovador e a despesa não mais aparecerá para outros usuários, já que basta uma aprovação!
Consultamos o documento na tela de Alteração e ele consta como liberado.
Agora, vamos liberar apenas uma despesa de um outro documento utilizando o usuário PRAXIO.
Ao consultar o documento identificamos que ele não foi liberado para pagamento, pois ainda resta uma despesa pendente.
3) Listagens de documentos Modelos 2 e 3
Adequamos as listagens de documentos para auxiliarem nas conferências de liberação.
Exemplo modelo 2:
Ao selecionar os campos destacados abaixo será possível conferir a despesa, quem liberou e a data de liberação.
Além disso, adicionamos uma legenda, todo documento que possuir mais de um usuário aprovador será exibido com a letra (a) à esquerda da data de liberação e um breve texto indicará a existência de múltiplos usuários para aprovação.
4) Análise de Log
Será gravado log das liberações para segurança do processo.
Usuário: PRAXIO
Usuário: PRAXIO3
Aplicativo Aprove-me
1) Parametrização
A rotina de liberação de pagamentos por despesa associada ao usuário se aplica também ao aplicativo APROVE-ME, então, quando a opção para utilizar o aplicativo juntamente com a opção para validar tipo de despesa para cada aprovador estiverem marcadas será executada integração por item ao app, isso permitirá que cada usuário aprove ou reprove apenas as despesas associadas a ele.
2) Liberações/reprovações de pagamento pelo aplicativo
Usuário PRAXIO
Usuário PRAXIO3
Usuário Praxio aprova a despesa 00063 pelo APP:
Ao realizar a consulta, o documento ainda não estará liberado, pois falta a aprovação da despesa 00009, que somente o usuário Praxio3 tem autorização para liberar:
Usuário Praxio3 libera o pagamento da despesa 00063, agora, ao consultar o documento está totalmente liberado:
Na aba Aprove-me constam as aprovações e quais os usuários as efetuaram.
3) Reprovação automática de liberação de pagamentos
Para efetuar a reprovação automática de documentos será necessário adicionar um usuário responsável no campo destacado abaixo. Adicionamos um ícone de informação para detalhar que essa reprovação ocorrerá sempre à meia noite de cada dia e validará a data de vencimento dos documentos. Os dias para verificação podem ser selecionados pelo usuário!
Adicionamos também um ícone informativo detalhando que o usuário é configurado no módulo de Controle.
A partir do momento que o usuário está selecionado como responsável pela reprovação automática ele não poderá ser removido da lista de usuários autorizados a usar o aplicativo.
Parâmetros >> Controle de licenças para o Aprove-me
Abaixo, exemplo de um documento que sofreu reprovação automática:
Na aba "Dados Aprove Me" a data de reprovação será meia noite e a justificativa indicará que o documento excedeu o prazo de liberação.
Ao consultarmos o documento no aplicativo podemos ver que ambas as despesas do documento foram reprovadas!
Se algum auxílio ou esclarecimento for necessário, conte conosco através de nossos canais de atendimento.
Telefone: (11) 5018-2525.
Portal do Cliente: https://portaldocliente.praxio.com.br/
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