CRC - Associação de depósito não identificado a documento - Automatizado

Informações gerais

    2 - Aba Dados - Filtros:

• Clientes: realizar a seleção dos clientes que serão usados nos envios a seleção é opcional, ao passar com Enter consideramos todos os cliente cadastrados.

No filtro de cliente é possível utilizar o campo "Tipos de cliente (Vazio =todos) " com a opção de ignorar ou não a informação preenchida, por exemplo:

Tipo de cliente (Vazio = Todos) com a opção Ignorar.

Buscamos essa informação do cadastro de clientes, aba Diversos, esse campo e parametrizado de forma manual e aceita até 2 caráteres.

Quando o tipo for informado e a opção "Ignorar" estiver habilitada, os documentos desse cliente não serão considerados na seleção.

Por outro lado, se o tipo for informado, mas a opção "Ignorar" não estiver habilitada, somente os clientes com os tipos informados serão incluídos na pesquisa.

• Tipos de documentos:

O mesmo comportamento se aplica ao tipo de documento, sendo que nesse caso deve ser informado o código do tipo de documento.

Quando houver mais de um tipo, os códigos devem ser separados por vírgula (",").

Para facilitar o entendimento dessa configuração, foi adicionado o botão Info em ambos os campo, que apresenta orientações sobre o preenchimento correto.

• Usuário responsável

O usuário responsável será utilizado como usuário padrão nas baixas por associação.

Caso esse usuário possua dados de e-mail parametrizados no módulo Controle, ele será o remetente da notificação automática enviada ao término do processo, contendo o resumo das associações realizadas e das pendências identificadas.

Módulo controle, menu: Acesso>Usuário>Cadastro:

3 - Aba Empresas/Filiais:

Cada perfil possui suas próprias parametrizações, permitindo a inclusão de empresas e filiais conforme a necessidade da organização.

Essa configuração pode abranger uma única empresa com suas respectivas filiais, ou ainda múltiplas empresas e filiais que farão parte do perfil definido.

Para facilitar a pesquisa de empresas e filiais adicionamos um filtro de pesquisa, mas as colunas também possuem filtros para facilitar a busca da empresa e filial que deseja associar ao perfil.

4 - Aba E-mails para notificação.

Nesta aba é possível cadastrar os e-mails que receberão as notificações do processo.

Para incluir um novo endereço, digite o e-mail desejado e para adicionar basta clicar no botão (+)”.

Também é possível manter a lista atualizada, adicionando novos e-mails ou excluindo os existentes para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o e-mail desejado no grid.

5 - Periodicidade.

Após preencher todos os parâmetros, chegamos à parte mais importante: o agendamento do serviço para as associações automáticas.

Há diversas opções de configuração, mas duas são essenciais: o horário de execução e a quantidade de dias retroativos que o sistema deve considerar na busca pelos documentos.

Importante: o serviço é iniciado a cada 5 minutos, porém a associação ocorre somente nos dias e horários definidos na periodicidade do perfil.

Caso algum documento ou depósito seja cadastrado no sistema após o horário agendado, ele será enviado apenas no próximo dia de execução, conforme a parametrização.

Se for necessário realizar o envio no mesmo dia, é possível efetuar um novo disparo, ajustando o horário de envio, ou realizando de forma manual na tela de associação de documentos.

     5.1 - Seleção por dias da semana:

Selecionar os dias da semana, hora de envio e quantidade de dias retroativos.

    5.2 - Selecionar por dias do Mês.

Apenas nessa opção temos mais um condição, é possível, caso o dia informado seja um feriado escolher 3 opções:

• Enviar normalmente no dia selecionado;
• Antecipar para o dia útil anterior;
• Postergar para o dia útil seguinte.

 5.3 - Enviar todos os dias.

Havendo documentos e depósitos será sempre realizado a associação, nessa opção informaremos apenas a hora e dias retroativos, sem necessidade de informar os dias, sejam da semana ou do mês.

Quando falamos em dias retroativos, estamos nos referindo ao prazo de vencimento dos documentos que o sistema deve considerar na busca pelas associações.

Para tornar essa informação mais clara ao usuário, adicionamos uma descrição explicativa no botão Info.

Existem mais 2 abas "Log" e "Documentos associados", essas duas opções são as consultas após o processo executado, mas antes de ativar os serviço precisamos definir mais um parâmetro para que o sistema consiga identificar o documento a ser associado ao depósito.

Essa informação será efetuada direto no cadastro de cliente, onde adicionamos uma aba para realizar essa parametrização.

3º passo: Cadastro de clientes

Na aba Associação Depósitos, temos 2 campos importantes:

1. Dias de tolerância: Refere-se ao prazo em relação ao vencimento do documento. Ao informar o total de dias, o sistema buscará documentos cujo vencimento esteja dentro dessa tolerância, ou seja, até a data do movimento do depósito, se estiver superior ou inferior ao total de dias informado a associação não será realizada.
2. Nomenclatura extrato bancário: Informação disponível no movimento bancário no campo complemento do histórico.

 Este é o ponto chave para o serviço localizar o documento conforme o depósito não identificado importado, ou criado no módulo banco. 

Ao importar um extrato, o histórico do banco traz detalhes do crédito. Na descrição, aparecem informações como o número do documento e o nome da pessoa que realizou a transferência. É justamente essa informação que deve ser cadastrada neste campo.

Exemplo da importação de um depósito no banco:

Módulo: Controle bancário.

Menu: Procedimentos diários>importação de extrato eletrônico>Depósitos.

Consultando um dos movimentos, observe que temos na descrição Sandra:

Essa informação deve ser incluída no cadastro de clientes. 

O sistema permite cadastrar mais de uma nomenclatura, bem como utilizar a mesma nomenclatura em clientes diferentes. Como a chave para associação é composta pela nomenclatura e pelo valor, o sistema conseguirá localizar corretamente os registros correspondentes.

Neste cenário, ao executar o serviço, a busca será realizada em documentos cujo cadastro do cliente contenha a nomenclatura SANDRA e cujo vencimento seja inferior a 2 dias em relação à data do movimento bancário, que neste caso é 23/09/2025.

4º passo: Execução do serviço para associação acontecer de forma automática.

Com todos os parâmetros definidos e o serviço instalado e em execução, nas datas programadas conforme periodicidade o sistema fará as buscas e realizará a associação automaticamente.

Abaixo, temos o exemplo de um documento criado para o cliente 15, no valor de R$ 831,93, com vencimento em 22/09/2025, e o mesmo valor do depósito mencionado nesta documentação, com a nomenclatura SANDRA associada ao cadastro do cliente.

A data do depósito é 23/09/2025. Portanto, de acordo com o cadastro do cliente, o prazo de 2 dias de tolerância está dentro da regra para que o sistema localize e associe o documento corretamente.

Assim que ativar o serviço ele já faz a execução, e depois faz a consulta a cada 5 minutos.

Para verificar esse processo podemos fazer a consulta na aba LOG, informando a data que deseja consultar.

Abaixo não estava dentro das regras da periodicidade, por isso o sistema apenas inicia o serviço e finaliza:

Estando da data/período conforme parametrizado temos os detalhes da associação:

Sempre colocamos um lembrete da necessidade do cadastro da nomenclatura:

Informamos no log também se o e-mail foi enviado.

E-mail enviado com a notificação:

O E-mail é enviado por perfil, por isso temos no remetente qual o perfil para facilitar a identificação e cada associação será representado pelos dados do documento e do depósito.

Documento baixado com a data de recebimento igual ao do Depósito:

Movimento bancário é atualizado com os dados do documento associado no campo complemento do histórico e criado a contabilização da associação

Para que a associação realizada tenha o detalhe de que a associação foi realizado no processo automatizado, basta incluir a variável %ASSOC_AUTO no histórico 927 que é o complemento para os históricos de depósitos não identificados.

Módulo: Controle Bancário

Menu: Cadastro>Históricos> cadastro de históricos.

Para cancelar a associação caso necessário usaremos a rotina existente de cancelamento de recebimento, usando a opção "Dep. Assoc. ADTO/Docto".

Assim o documento ficará liberado para manutenção e nova baixa que pode ser realizada de forma manual na tela de associação de documentos.

Quando não localizado o documento seja porque esta fora da tolerância informada no cadastro de cliente, ou tolerância do cadastro da periodicidade, ou mesmo porque o documento ainda não foi lançado, será possível visualizar no log e no e-mail enviado:

Quando temos mais de um perfil a notificação será enviado por perfil no exemplo abaixo temos baixas do perfil 1 e perfil 2.

Na aba de documentos associados sempre teremos na data da execução do serviço a relação dos documentos baixados, de acordo com as empresas e filiais associadas em cada perfil.

Consulta do perfil 1

Perfil 2

Notificação enviada por e-mail:

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Telefone: (11) 5018-2525.

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