O processo de adiantamento é usado quando realizado o pagamento antecipado ao fornecedor e só temos a nota depois, uma negociação feita entre as duas partes, para realizar esse processo precisamos realizar alguma parametrizações:
- Criar um tipo de documento específico para esse lançamento;
- A forma de contabilização do tipo de documento será sempre Baixa ou Nenhuma caso não tenha processo contábil;
- O número do documento precisa ter a sigla AD- antes do número;
- A data de baixa na associação do documento é definida no cadastro de parâmetros conforme o print abaixo.
A data do pagamento na associação será entre as datas do documento/Nota, no exemplo abaixo esta como data de pagamento a Entrada do documento, se a opção for "Data da associação" o sistema considera a data que esta realizando a associação.
A Flag em destaque e para documentos que já constam no sistema e o adiantamento possui data superior, nesse caso ao marcar a flag o sistema bloqueia a associação.
Menu: Cadastro>Parâmetro - Aba Substituição.
Quando temos no sistema Adiantamentos para serem associadas podemos realizar a associação de 2 formas:
- Pela tela de inclusão de documentos;
- pela tela de associação de documentos.
O ponto principal do adiantamento e que ele deve ser lançado e realizado o pagamento em seguida, caso não tenha pagamento nesse adiantamento não aparecerá para associação em nenhuma das telas.
Abaixo criei um adiantamento :
Adiantamento:
Menu: Proced. diários>Documentos>Inclusão.
No momento da inclusão da nota já possível realizar a associação, pois o sistema habilita a aba com os adiantamentos pendentes de associação, mas não se trata de algo obrigatório, se não selecionar pode gravar a entrada da nota normalmente.
O mais indicado é realizar a associação direto na tela de "associação de documentos" criada exatamente para esse processo, no exemplo abaixo vamos associar documentos ao qual possuem o mesmo valor, basta selecionar e clicar no botão associar.
menu: Proced. diários>Documentos>Associação de documentos.
Para os casos onde o valor da nota é menor que o valor do adiantamento precisamos clicar com o botão direito do mouse sobre o adiantamento e clicar na opção Reparcelar, o mesmo pode ser realizado quando a nota tem um valor Maior, nesse caso posso realizar a associação como parcial ou então criar a parcela no valor do adiantamento.
O sistema abrira o atalho de reparcelamento para que seja criado uma parcela no valor da nota e assim finalizarmos com a associação.
Feito o reparcelamento teremos 2 parcelas do adiantamento, nesse caso pegamos a parcela 1 R$1.000,00 para associar a nota de R$1.000,00
Nessa situação ao consultarmos a nota teremos a data da baixa igual a data de entrada e não teremos o código de baixa, porque o pagamento ocorreu da associação de um adiantamento já pago.
menu: Proced. diários>Documentos>AAlteração.
Ao consultarmos a aba Associações teremos os dados do adiantamento associado:
Podemos também realizar uma baixa parcial, digamos que o Adiantamento realizado não foi o total da nota, foi apenas uma parte, nesse caso podemos realizar o reparcelmento ou então realizar a associação normalmente:
menu: Proced. diários>Documentos>Associação de documentos.
Nessa associação fiquei com um saldo ainda a ser pago de R$1.000,00 que pode ser efetuado como uma baixa manual ou até mesmo por borderô:
menu: Proced. diários>Documentos>Alteração.
Usamos para pagar o restante a tela de pagamento onde já carregas as informações de valor original (Bruto), o valor do adiantamento associado e o valor total (Liquido) à pagar.
menu: Proced. diários>Documentos>Pagamento.
Quando consultamos o documento apenas nessa situação teremos o código de baixa na tela de alteração, porque depois da associação tivemos a baixa do restante do valor:
menu: Proced. diários>Documentos>Alteração.
Na aba Associação temos o Adiantamento e o valor associado, nessa situação teremos a contabilizações da associação do documento e a contabilização da baixa do valor restante.
Obs.: Nesse ultimo exemplo tivemos uma associação de adiantamento com valor inferior ao da nota o que possibilitou realizar posteriormente a baixa manual, mas se a baixa do valor restante for realizado por meio de Pagamento eletrônico ou se houver substituição esse processo não pode ser realizado e necessário criar uma parcelo da nota com o valor do adiantamento e a parcela em aberto é que será tratada nessas outras condições.